事務職とは？仕事内容・種類・必要スキルをわかりやすく解説

事務職は、書類作成やデータ入力、電話・来客応対などを通じて、部署や会社全体の業務が円滑に回るよう支える仕事の総称です。

「未経験でもできそう」「ルーティンで楽そう」といったイメージが先行しがちですが、実際は正確性・スピード・対人対応力などが求められ、担当領域によっては専門知識も必要になります。

本記事では、事務職の主な仕事内容、代表的な種類、それぞれに必要なスキルや資格、未経験からの目指し方、将来性までを体系的に解説します。

事務職の主な仕事内容

事務職の業務は配属先や会社規模で異なりますが、共通して「情報と手続きを整え、関係者が働きやすい状態をつくる」役割を担います。ここでは代表的な業務を整理します。

事務職の価値は、作業量の多さよりも「ミスが起きない流れをつくること」にあります。書類やデータ、連絡は一度ズレると手戻りが連鎖し、納期遅れや入金遅れ、社内トラブルに発展します。

日々の仕事は、単に処理するだけでなく、締切・承認・保管・共有まで含めて整えるのが特徴です。求人票を見るときは、業務名だけでなく「頻度」「締切」「社外対応の有無」まで確認するとミスマッチが減ります。

書類作成・処理

見積書・請求書・納品書などの対外書類や、社内申請書、契約関連書類、経費精算書類の作成と処理を担います。作るだけでなく、内容確認、承認依頼、回付、控えの保管までが一連の流れです。

締切管理と社内ルールの遵守が重要です。請求書発行が遅れると入金が遅れ、資金繰りに影響します。押印や承認フローを飛ばすと「誰が承認したか」が追えず、トラブルの火種になります。

ミスを減らすには、テンプレート化、入力項目の固定、金額・日付・宛名のチェック手順の標準化が効果的です。ダブルチェックは精神論ではなく、工程として組み込むほど品質が安定します。

ファイリング・整理

紙・電子どちらでも「必要なときにすぐ見つかる」状態を維持します。分類軸は日付、取引先、案件、書類種別などが代表的で、職場に合うルール設計が求められます。

電子データでは命名規則が検索性を左右します。作成日、取引先名、案件名、版数などを一定の順番で入れると、担当者が変わっても迷いません。共有フォルダでは保存場所を固定し、個人PCに情報が散らばらない運用が重要です。

保存期限や機密管理も事務の責任範囲に入りやすいポイントです。個人情報や契約情報はアクセス権を絞り、紙は施錠保管するなど、取り扱いルールを守ることが信頼につながります。

データ入力

売上・在庫・顧客情報・勤怠などをシステムに入力し、必要に応じて更新します。入力データは請求、出荷、給与計算など次工程の土台になるため、正確性が最優先です。

入力ミスは小さく見えて影響が大きいのが特徴です。金額の誤りは請求トラブルに直結し、勤怠の誤りは給与ミスにつながります。現場の混乱だけでなく、信用問題になることもあります。

効率化は「速く打つ」より「間違えにくい仕組み」を作る方が効果的です。入力規則、プルダウン、テンプレ化、チェック用の集計表などを活用すると、品質とスピードを両立しやすくなります。

電話・来客応対

代表電話の一次受けや、問い合わせ内容の整理と取次、伝言の記録、来客案内、会議室手配などを担います。会社の第一印象を左右する窓口であり、外部との信頼形成に直結します。

用件を短時間で整理し、必要な情報を漏れなく伝えることがポイントです。誰宛か、要件は何か、いつまでに折り返しが必要かを確認し、担当者が動きやすい形に整えます。

クレームの一次対応では、解決策をその場で約束しないことが基本です。事実確認を優先し、担当部署へ正確に引き継ぎます。丁寧さと冷静さの両立が評価されやすい領域です。

事務職の種類と特徴

事務職は「どの部門を支えるか」「専門性の有無」で仕事内容が大きく変わります。代表的な職種ごとの特徴と向いている人のイメージを紹介します。

事務職選びで大切なのは、業務の難しさよりも「扱う情報の性質」と「締切の種類」です。売上や納期に直結する職種はスピードと調整が強く求められ、法令やお金を扱う職種は正確性と守秘性の比重が高くなります。

一般事務・OA事務

一般事務は庶務・事務全般を幅広く担い、書類作成、データ入力、電話応対、郵便物対応、備品管理など業務範囲が広いのが特徴です。

OA事務はPC作業の比重が高く、ExcelやWordでの資料作成・集計が中心になります。「見やすく、使える資料」に仕上げる力が評価されます。

営業事務

受発注、見積・請求、納期調整、在庫・出荷手配、顧客対応などを通じて営業担当を支えます。売上に直結するため、スピード感と段取りの精度が求められます。

社外対応が多く、情報の抜け漏れを防ぐ力が重要です。トラブルを未然に防ぐ視点（先回り確認、締切前の進捗把握）が強みになります。

経理事務

伝票処理、入出金管理、経費精算、帳簿作成、月次・年次決算の補助など、会社のお金の流れを記録し整える仕事です。数字の正確性と期限遵守が特に厳しく求められます。

簿記の理解があると業務の意味がつながりやすく、証憑確認や勘定科目判断の精度が上がります。守秘性が高く、情報管理の姿勢が信頼に直結します。

人事・労務事務

採用や入退社手続き、社会保険、勤怠管理、給与計算の補助など、人に関わる制度運用を支えます。社員問い合わせ対応も多く、説明のわかりやすさが求められます。

締切が明確で、遅れや誤りが社員の生活に影響するため、正確な運用と記録が必須です。個人情報を扱うため、ルールに沿った慎重な対応が重要です。

総務事務

備品・設備管理、郵便対応、契約書類の管理、社内規程や環境整備、社内イベント運営、防災など、会社運営の土台を支える役割です。社内の困りごとの受け皿になりやすいのが特徴です。

「止めないこと」に価値があり、予防保全の視点が強みになります。申請フローや運用ルールを整えるなど、改善提案がしやすい領域でもあります。

法務事務

契約書の管理やチェック補助、押印・製本、期限管理、顧問弁護士との連携、社内問い合わせの窓口補助などを担います。書類管理がそのままリスク管理になる点が特徴です。

更新期限や解約条件の見落としは損失につながるため、慎重さと記録管理が求められます。テンプレ通りに進まない「例外」対応の場面で確認力が活きます。

貿易事務

輸出入書類、通関手配、輸送手配、納期調整、倉庫・フォワーダー連携、海外取引先との連絡などを担当します。工程が多く、関係者も国内外に広がります。

専門用語や書類が多く、ミスが遅延や追加費用に直結しやすいのが特徴です。英語は定型文の理解からでも始められ、確認事項を明確にする力が実務で伸びます。

事務職に必要なスキル

事務職で評価されやすいのは、業務を正確に回す力と、関係者とスムーズに連携する力です。未経験でも伸ばしやすい代表スキルを整理します。

事務職のスキルは「安心して任せられる再現性」に集約されます。点の作業で終わらせず、前後工程（請求・出荷・給与など）を理解すると、確認の勘所が育ち、ミスが減ります。

コミュニケーション

雑談力より「業務を前に進める情報交換力」が重要です。依頼の意図を聞き取り、要点を簡潔に返し、必要な相手に先回り共有します。

電話・メール・チャットは目的で使い分け、調整が必要なら結論と選択肢を提示すると進行が早くなります。

PC・Officeスキル

タイピングと基本操作は早めに固めると有利です。Wordは文書作成・体裁調整、Excelは表作成・集計・基本関数・フィルターなどが実務で頻出です。

「機能を知っている」より「目的に合う形で使える」ことが評価されます。入力規則、テンプレ化、崩れない表設計など運用力が強みになります。

正確さとスピード

急ぐほど「確認手順を固定」すると抜け漏れが減り、結果的に早く終わります。締切から逆算して段取りを組み、差し戻しの余地を見込んで前倒しで進めると全体遅延を防げます。

事務職に向いている人・向いていない人

事務職は「地道な支援」を継続できるかで向き不向きが分かれます。適性をセルフチェックできる観点を提示します。

向いているのは、目立つ成果よりも「整っている状態」を価値として捉えられる人です。細部の違和感に気づける、逆算できる、先回りできる人は適性が高い傾向があります。

一方で、ルールや手順を守ることに強いストレスを感じる人、確認作業を省きがちな人はミスマッチになりやすいです。自由度より再現性を重視できるかが基準になります。

事務職におすすめの資格

資格は必須ではない一方、未経験者の基礎力証明や担当領域の専門性アピールに有効です。目的別に取りやすい資格を紹介します。

MOS

Office操作スキルを客観的に示しやすく、未経験から事務職を目指す人に取り組みやすい資格です。迷うなら汎用性の高いExcelから固めるのがおすすめです。

日商簿記

経理志望の定番資格で、3級で全体像、2級で実務寄りまで扱います。勘定科目や証憑確認の精度が上がり、任せてもらえる範囲が広がります。

秘書検定

敬語、来客・電話応対、文書作成など窓口対応の基礎を体系的に学べます。学んだ言い回しやメール文面を自分のテンプレとして持つと実務で強いです。

未経験から事務職になるには

未経験でも事務職に就く道は複数あります。応募書類・スキル準備とあわせて、入り口として現実的な選択肢を整理します。

職種名より「どの業務を、どのレベルで任されるか」を見極めることが重要です。求人票の業務内容・使用ツール・繁忙期・残業目安は必ず確認しましょう。

準備はExcel基礎、ビジネスメール、タイピング、スケジュール管理の型が最短ルートです。「ミスを防ぐために何をしているか」を説明できると未経験でも評価が上がります。

派遣・紹介予定派遣から始める選択肢

派遣は実務経験を積みやすい入り口で、業務範囲が明確な職場も多いのが特徴です。紹介予定派遣は一定期間の就業後に直接雇用を目指せます。

評価されるのは処理速度だけでなく、報連相の安定、ミスの再発防止、引き継ぎしやすい整理、関係者への調整などです。

事務職の将来性とキャリアパス

自動化・DXが進む一方で、事務職は「調整」「例外処理」「仕組み化」など人が担う領域が残ります。将来性とキャリアの広げ方を解説します。

定型入力は効率化されても、例外対応、関係者調整、運用設計、チェック観点の設定は人の判断が必要です。将来性を高める鍵は、作業者から運用者へ役割を上げることです。

経理・労務・法務・貿易など専門性を深める方向、総務・業務改善など横断的に広げる方向の両方があります。

まとめ：事務職の全体像と始め方

事務職は、書類・データ・連絡・手続きを整え、会社の業務が滞りなく進む状態を作る仕事です。楽そうに見える一方で、正確性、締切管理、対人対応、守秘性など信頼を積み上げる力が求められます。

種類は一般事務・OA事務、営業事務、経理、人事労務、総務、法務、貿易など幅広く、支える部門と専門性で特徴が変わります。得意が調整型か、精度重視型かを基準に選ぶと納得しやすいです。

未経験からは、Excel基礎やビジネスメールなど土台を固め、資格で補強しつつ実務経験を作るのが近道です。作業者に留まらず運用改善や仕組み化まで視野に入れると、将来性のあるキャリアにつながります。